En la segunda quincena de noviembre arranca la "temporada alta" de fiestas corporativas.

En 2011 los cocktails descontracturados y con fuerte impronta tecnológica reemplazarán a las clásicas cenas formales. Cómo impacta la inflación, qué redito sacan las compañías y cuáles son las últimas tendencias

Por Cecilia Novoa

Si usted aún no recibió la invitación a la fiesta de fin de año de la compañía en la que trabaja, no desespere. Seguramente, en los próximos días le estará llegando.

Durante las dos últimas hojas que le quedan al calendario, los agasajos que las empresas arman para sus empleados se convirtieron en un "clásico", un momento de distención y diversión que, para muchos, incluso es un "derecho adquirido".

Ante la consulta de iProfesional.com, desde la Asociación de Organizadores de Fiestas y Reuniones Empresariales (Aofrep) aseguran que "es alto el nivel de reservas" pero advierten: "Aún hay muchos eventos a confirmar que, seguramente van a cerrarse en las próximas semanas".

En el sector vinculan este retraso a las medidas oficiales de controles sobre la compra de dólares. Según dicen, "está impactando, volviendo más lentas las decisiones."

"Si bien la fiesta de fin de año la resuelve el área de Recursos Humanos, tiene que tener el visto bueno del gerente general. Y, a veces, no se lo pueden plantear porque, como en este caso, los número uno están con otros problemas", explican.

Así y todo, los dueños de las Pyme organizadoras de eventos confían en que "finalmente todas las fiestas se van a terminar haciendo."

"Quizá los eventos sean más austeros que lo previsto, no que el año pasado. Esta última medida que tomó el Gobierno bajó el glamour, muchas compañías nos piden bajarle el perfil a la celebración. Además, hay varias con problemas sindicales. Y en este agasajo en particular se juegan muchas cosas", destaca Marcelo Gordín, presidente de la Aofrep y director de la firma Énfasis Motivation.

En diálogo con iProfesional.com, el vocero de la Asociación explica que "la fiesta es un canal de comunicación bidireccional, de la empresa a la gente y al revés, por lo que las compañías cuidan mucho el mensaje que dan. La organicen o no, están comunicando. Y el no hacerla también es un mensaje fuerte."

"Además -continúa- para los empleados ya es un derecho adquirido". En su opinión, "ellos necesitan escuchar de sus directores un mensaje, que tenga integridad, que sea coherente entre lo que la empresa dice, piensa y hace."

El almanaque viene complicado
Este año, las gerencias de RRHH que ya emprendieron la organización tuvieron en cuenta el "apretado" almanaque de diciembre -se descarta el 8 y 9, que es feriado "puente", y los viernes 23 y 30 por su cercanía a Navidad y fin de año- y muchas optaron por anticipar las celebraciones a la segunda quincena de noviembre, que también viene con un receso, el lunes 28.

"Ya estamos recibiendo pedidos de las empresas para planificar sus eventos. Tenemos muchas reservas confirmadas, sobre todo de organizaciones de más de 500 empleados que nos dicen que primero quieren cerrar el lugar, para garantizarse un buen salón, y luego ver en detalle qué hacer", asegura Diego Feldberg, director de la firma de eventos corporativos Dafing Group.

Por un lado, las compañías tienen motivos para festejar: los objetivos fijados se cumplieron y en muchos casos, incluso, se superaron.

Por otro, ninguna quiere pederse la oportunidad para agasajar y -sobre todo- motivar a sus empleados.

Motivar, ante todo
"La celebración de fin de año es una de las pocas ocasiones donde confluyen todos los miembros de la empresa en un mismo momento y lugar, con un presidente o gerente general que está ahí para decirle algo al personal. Se trata de una gran oportunidad, de un momento clave para transmitir un fuerte mensaje motivacional", asegura Gordin desde Énfasis.

Para Sergio Ventura, director de la división Meetings & Events de MCI Group, las fiestas de fin de año son "el" espacio de encuentro que tienen las organizaciones, en el que las jerarquías no están marcadas y donde todos se reúnen para divertirse y festejar los logros.

En paralelo, se trata de "linkear" los valores de la compañía con los de los empleados, enfatiza Ventura.

En su opinión, este clásico evento contribuye a mejorar los planos de comunicación de la compañía porque, al generar un espacio de reconocimiento, el empleado se siente mucho mejor y, además, al estar todos juntos, con un objetivo en común que es divertirse y pasarla bien, se fomenta la camaradería y el trabajo en equipo.

Con esta afirmación coincide Feldberg: "Es el momento donde cada uno de los sectores de la compañía debe ser tenido en cuenta, para generar una propuesta en la cual todos se vean reflejados y disfruten una celebración hecha a su medida".

A su vez, resalta Gordin, es una herramienta que sirve para cerrar, reforzar y experimentar todos los conceptos clave desarrollados durante el ciclo.

"Para capitalizar este tipo de eventos -continúa- es importante darle una identidad, realizar una comunicación y convocatoria previa con formatos originales para que la gente asista, ya que cómo no es obligatorio asistir, si la gente no va, también es un mensaje al cual hay que prestarle atención."

"Fiestas 2.0", las estrellas del 2011
Al igual que sucedió en 2010, las fiestas "temáticas" estarán a la orden del día.

Con este tipo de agasajo, se busca unificar las distintas franjas de edades, así como generar ambientes descontracturados que propicien el intercambio entre los empleados.

El tema elegido se puede reflejar en diferentes detalles que funcionan como leit motiv para la organización del evento, por ejemplo, haciendo foco específico en alguna década en especial a partir del cual se plantea la ambientación, las invitaciones y la música, entre otros.

Sin embargo, la estrella de este 2011 serán los "eventos 2.0".

"A la hora de organizar el festejo, una de las mayores preferencias está en el uso de nuevas tecnologías en soportes técnicos, donde se pasan desde videos institucionales, logos de la compañía, se emita la fiesta en vivo, o hasta show de láser", manifiesta el director de Dafing.

En tanto, Ventura, de MCI, señala que es el uso de la tecnología en la fiesta es una tendencia que se impuso muy fuerte porque lo demanda la Generación Y. También, admite, dado que con su utilización se optimizan los recursos y se abaratan costos.

"En la previa al evento el desarrollo es totalmente digital, declinando el uso de papel. Se utilizan para la convocatoria redes sociales como Facebook y Twitter, o la intranet de la empresa", comenta.

En esta línea, el presidente de la Aopref coincide: "Las empresas tienen empleados cada vez más jóvenes y tienen que empezar a meter algunas cuestiones que antes eran impensadas, con otro estilo."

Así, hoy cayó prácticamente en desuso la costumbre de sentarse a cenar alrededor de una mesa. Eso ya es cosa del pasado.

La tendencia, en cambio, es armar cocktails y eventos más descontracturados. Es que, la informalidad viene de la mano de las nuevas generaciones, con pantallas de LED y mucha tecnología.

Según Felberg, en los últimos años se impuso el cocktail en espacios relajados, ambientados con livings, puffs, mesas con banquetas altas y barra de tragos, donde la gente se sienta libre de moverse para favorecer la integración y la comunicación

"Hoy es el reinado del 2.0. La interactividad se manifiesta a través de los smartphones que permiten elegir la música preferida, votar, enviar SMS, twittear, jugar", detalla Ventura.

Y añade: "A través de ellos, se pueden leer códigos QR que contienen información de la fiesta como, por ejemplo, la posibilidad de bajar la agenda del evento".

Así, la tecnología aplicada a la diversión es moneda corriente: los sms, el bluetooth, la Nintendo Wii, la web y los blogs se utilizan como herramientas para articular actividades recreativas y de diversión.

Cada vez más, los sms se usan para participar de sorteos interactivos, los invitados pueden sacarse una foto con el celular, y reenviarla a sus compañeros; la Wii permite armar sectores en la fiesta, donde los asistentes se agrupan para jugar con sus colegas.

A su vez, cuenta Gordin, "las redes sociales se utilizan en la post fiesta, porque las empresas invierten mucho dinero y esto les da más perdurabilidad. Suben fotos, comentarios y así el evento genera un mayor impacto en la gente."

En esta línea, Ventura añade: "Ya no hay un camarógrafo, con la utilización de los celulares cada invitado registra su propia imagen del evento, y sus diversas miradas, que luego se pueden subir a la web de la empresa, para ser compartidas por todos los integrantes."

Clásicos que no pierden vigencia
Pero, más allá de todas estas novedades, hay otros clásicos que perduran: la contratación de "celebrities" (es decir, personajes famosos), los sorteos y los regalos.

Para Gordin, estas alternativas subsisten porque, en general, las empresas tratan de darle a sus empleados aquello que por su cuenta no pueden tener o a lo que no pueden acceder, como animadores famosos, recitales y shows privados.

La inflación, artista invitada
Inflación mediante, este año los costos de las fiestas se incrementaron entre un 25 y 30% respecto a 2010, aseguran desde las firmas organizadoras.

Según cuentan en MCI, el costo promedio por persona es de $700 por persona, incluyendo el catering, el salón, el DJ, y la iluminación, entre otros gastos.

Al respecto, Gordin explica: "El cálculo es simple: una fiesta para 1.000 personas cuesta 700.000 pesos."

En cuanto a los shows, Ventura detalla que salen entre $25.000 y $90.000, en el caso de los famosos. Y la contratación de un conductor conocido está a partir de 15.000 pesos.

Pero, más allá del tipo y glamour que tenga el festejo, el presidente de la Aopref hace hincapié en que "los empleados trabajaron todo el año, se esforzaron, pusieron lo mejor de sí, y merecen, cuanto menos, juntarse para levantar una copa, así sea dentro de la empresa".

Las Empresas y las Maratones

Por Sergio Ventura. Director de Meeting & Events de MCI Group / Argentina.

 El interés por las Maratones en Argentina comenzó hace más de 10 años. En un principio, se organizaron recorridos "cross countries" en circuitos no convencionales, a campo abierto y en contacto con la naturaleza. La actividad prendió, se convirtió en tendencia  y se fue transformando en urbana, con trayectos diseñados especialmente para la ciudad.
Hoy día ya se corren varias decenas de Maratones y Media Maratones al año - prácticamente todos los fines de semana hay convocatorias - y se han sumado también opciones de carreras más cortas de 3, 5 y 10 km.

Para ser un corredor de media y larga distancia no solo basta el entusiasmo: hay que programar el entrenamiento, cumplirlo y ser constante para lograr resultados exitosos y progreso continuo. La disciplina necesaria para prepararse adecuadamente se desplaza al plano personal, genera orden y responsabilidad extra. Se transforma en un desafío para con uno mismo que requiere fuerza de voluntad, una actitud mental a la que habrá que sumar también la preparación física.

Es que participar en una Maratón significa mucho más que “salir a correr”: para los fanáticos ya se trata de un estilo de vida. La propuesta es adoptar hábitos de entrenamiento que luego se pueden capitalizar. Sin duda se mejora la calidad de vida, ya que se está realizando una actividad aeróbica (cardio-vascular), y además se trata de un evento en el cual se puede socializar fuera de lo que es el ámbito laboral.  

Cada vez hay más interés en estas competencias, porque las carreras son una fiesta. El participante se encuentra con miles de personas que tienen un mismo objetivo: cruzar la meta, y como en todo el mundo, la innovación en los circuitos hace que la gente se interese cada vez más. Además, en las carreras cada uno se pone a prueba consigo mismo. Se trata de uno contra el tiempo, algo que resume toda una filosofía de superación personal.

Las empresas han entendido la importancia de incluir en su planificación de RR HH estas actividades, quizás por eso quienes organizan las carreras ya no son solamente las marcas deportivas. Hoy en día gran cantidad de las firmas de primera línea del mercado argentino tienen su propia Maratón, algo que resulta útil de muchas maneras: sirve para fidelizar a sus empleados, como acción de marketing e incluso como una manera de generar publicidad en la vía pública con costos mucho más reducidos. Además se enrola dentro de las propuestas de Life Balance, ya que las empresas están brindando a sus empleados la posibilidad de mejorar su calidad de vida.

Por eso, además de participar como organizador o 

sponsor, hay compañías que tienen su “running team”, al que facilitan el entrenamiento o bien tercerizan programas de entrenamiento que incluyen desde personal trainers para el equipo de corredores, el montaje e instalación de puestos de hidratación en los circuitos, profesores de educación física para la entrada en calor al inicio y para la elongación en la finalización de la maratón, masajistas pre o post carrera,  y el aprovisionamiento de los competidores que puede abarcar desde barritas de cereal, bebidas isotónicas, frutas naturales, hasta una taza de café en la llegada.

Finalmente, el participar en estas actividades alienta el compañerismo, el estar a la par del otro sin status jerárquicos de por medio, y también la inclusión familiar ya que los recorridos cortos son ideales para realizar junto a la pareja y los chicos.

En definitiva, un claro ejemplo donde el concepto ganar comprende mucho más que cruzar la línea de llegada.

Se viene el RH Friend Fest 2011 !!!

El día 10 de Noviembre, MCI Argentina Meetings & Events organiza una fiesta para Directores y Ejecutivos del área de RRHH.
Este es el 2do año que nuestra empresa organiza este evento para que quienes tienen la tarea año tras año de organizar las fiestas de fin de año de sus empresas, puedan disfrutar de esta fiesta, sin preocupaciones.
Podés ver algunas de las fotos del RH Fest 2010 en nuestro perfil de facebook  y de paso hacerte amigo!

Cómo armar acciones de Life Balance que realmente le interesen al personal

Por Sergio Ventura, Director de Meeting & Events de MCI Group / Argentina, www.mci-group.com.

Durante el año, la Dirección de RRHH realiza un sinnúmero de acciones para mejorar la calidad de vida de los empleados en el ambiente laboral, personal y familiar. Pero a pesar de los recursos invertidos y de las buenas intenciones, hay poca adhesión, al poco tiempo se cancelan las actividades y los organizadores se desaniman.  ¿Por qué pasa esto?

De acuerdo a las investigaciones realizadas en más de 50 empresas lideres de Argentina, la mayoría de las veces los empleados no se interesan en las actividades, o comienzan asistiendo para abandonar al poco tiempo. O bien las solicitan, y cuando éstas son incluidas … no se inscriben.

Una lectura superficial podría indicar que no le interesan, pero muchos empleados pagan por realizar afuera lo que la empresa ofrece como parte de su proyecto de Life Balance. Y en un análisis más profundo encontramos ciertos errores en la organización y comunicación de las acciones propuestas.

Entre otras cosas, las actividades muchas veces se solapan unas con otras, la comunicación es poco clara, o no se generan los espacios para que estas actividades se puedan disfrutar “sin culpa”. Por ejemplo, una empresa ofrece participar en su grupo de running de 13 a 14 hs en pleno verano, pero no deja un margen horario para que el corredor pueda volver, bañarse y seguir trabajando.

Este tipo de acciones, que en un plan anual suenan espectaculares (“tenemos nuestro running team”) fracasan en la práctica porque no se planifican estratégicamente.

Cómo armar el plan estratégico de acciones.

La mejor manera es comenzar por segmentar las propuestas en 3 grandes grupos, que bien podrían ser las siguientes: 

 1-Actividades internas de la empresa, relacionadas con el ambiente laboral: jornadas de integración y trabajo en equipo, festejos institucionales( aniversario de la compañía, fiesta de fin de año), cumpleaños del personal, festejos colectivos o lanzamientos de productos.

2-Acciones dirigidas a los empleados en forma personal: espacios para actividad fisica(yoga, gimnasia, running team ), talleres de expresión artística (canto, teatro, pintura, baile), talleres de comida saludable.

 3- Propuestas para las familias de los colaboradores: actividades a realizar durante las vacaciones de verano e invierno, festejo del Dia del Niño, family day, “nuestros hijos nos visitan”, talleres integradores de familias. 

¿Tiene sentido organizar un Plan Estratégico de Acciones Anuales? ¿Para qué?

En primer lugar, para ordenar las propuestas que ofrece la empresa a sus colaboradores. Luego, para “calendarizar” cada una de ellas, previendo dónde se realizarán (espacio físico), su fecha y horario de inicio, duración y cierre, lo cual permitiría prever los contenidos que se van a abordar, y los recursos necesarios para desarrollarlos de la mejor manera posible, incluída la necesidad de reservar un determinado sitio para cada uno.  

Además, una organización de este tipo permite visualizar si hay superposición de propuestas, y definir la mejor forma de comunicarlas.

Finalmente, con una planificación estratégica se pueden optimizar las acciones a realizar durante el año, ponderar aquellas más efectivas y mejorar el rendimiento del presupuesto anual.